ساماندهی اطلاعات املاک؛ رفع مغایرت‌های سامانه جامع و صحت‌سنجی اطلاعات

واحد اطلاعات املاک مؤسسه با هدف ساماندهی، تکمیل و یکپارچه‌سازی اطلاعات املاک، نقش کلیدی در مدیریت داده‌های ملکی سازمان ایفا می‌کند. در همین راستا، جعفر ویزواری، مسؤول حوزه اطلاعات املاک مؤسسه، در گفت‌وگویی به تشریح اقدامات و برنامه‌های استراتژیک این واحد پرداخت.

وی با اشاره به یکی از مهم‌ترین مأموریت‌های این حوزه، تکمیل «سامانه جامع املاک سازمان» را از اقدامات راهبردی واحد اطلاعات عنوان کرد و گفت: پیش از این، اطلاعات املاک در بخش‌های مختلف از جمله شعب، واحد درمان، مؤسسه و شرکت‌های وابسته به‌صورت پراکنده ثبت و نگهداری می‌شد که این موضوع منجر به بروز ناهماهنگی و مغایرت در داده‌ها شده بود. به همین منظور، در گام نخست، فرآیند جمع‌آوری اطلاعات از اداره ثبت اسناد و املاک کشور در دستور کار قرار گرفت که طی آن ۳۹۵۹ پلاک ثبتی از اداره ثبت اخذ گردید.

همزمان با این اقدام، اطلاعات موجود در سامانه‌های داخلی نیز مورد بررسی دقیق قرار گرفت؛ به‌طوری که در سامانه اطلاعات مؤسسه تعداد ۴۸۰۷ کد ملک و در سامانه اطلاعات سازمان تعداد ۲۷۷۵ کد ملک مورد پایش قرار گرفت. طی فرآیند تطبیق این داده‌ها، مغایرت‌های متعددی در سامانه سازمان شناسایی شد که از آن جمله می‌توان به املاک فروش‌رفته، املاک دارای کد تکراری، املاک فاقد کد ملک و همچنین املاکی با وضعیت بلاتکلیف اشاره کرد. لازم به ذکر است کلیه موارد فوق طی نامه به سازمان جهت بررسی مجدد و اصلاح در سامانه سازمان اعلام گردیده است.

در مرحله بعد، در راستای تکمیل سامانه پس از معرفی نمایندگان  استانها، ابتدا طی مکاتبه ای با استانها درخواست ثبت اطلاعات در سامانه از طرف ایشان و نهایتا اطلاعات واردشده توسط استان‌ها مورد صحت‌سنجی قرار گرفت و نواقص موجود یا موارد ثبت‌نشده، از طریق مکاتبات رسمی به استان‌ها اعلام شد تا نسبت به تکمیل داده‌ها اقدام نمایند. در حال حاضر نیز واحد اطلاعات املاک مؤسسه، پس از ارسال اطلاعات تکمیلی به استان‌ها، در حال بررسی مجدد داده‌های ارسالی از سوی آن‌هاست.

وی در ادامه به سایر وظایف جاری این واحد اشاره کرد و افزود: علاوه بر اقدامات فوق، تکمیل و ساماندهی اطلاعات فیزیکی پرونده‌های ملکی سازمان از دیگر مأموریت‌های این بخش است. این اطلاعات به‌صورت کدگذاری‌شده و به تفکیک، شامل املاک در اختیار مؤسسه و املاک در اختیار سازمان دسته‌بندی می‌شود. همچنین دریافت و تحویل اسناد مالکیت، تهیه گزارش‌های مربوط به املاک در اختیار مؤسسه، تشکیل پرونده و اختصاص کد مؤسسه برای املاک تحویلی از دیگر وظایف این واحد است. ویزواری تأکید کرد که در صورت تحویل ملک به اشخاص یا ارگان‌ها، اطلاعات مربوطه بلافاصله در سامانه ثبت و به‌روزرسانی می‌گردد تا نظارت بر املاک با دقت بیشتری انجام شود.

وی در پایان ضمن اشاره به چالش‌های پیش روی این مسیر، خاطرنشان کرد: عدم هماهنگی کافی در برخی استان‌ها برای تکمیل اطلاعات در سامانه (علیرغم معرفی نماینده) و نیاز همکاران استانی به آموزش‌های تخصصی جهت نحوه درج صحیح داده‌ها، از جمله مواردی است که روند پیشرفت کار را با کندی مواجه کرده است. همچنین، عدم دسترسی کامل استان‌ها و شرکت‌های تابعه به اطلاعات املاک، از دیگر چالش‌های موجود در مسیر تکمیل داده‌ها محسوب می‌شود.

با این حال، به گفته مسؤول حوزه اطلاعات املاک مؤسسه، روند تکمیل و به‌روزرسانی اطلاعات همچنان با جدیت در حال پیگیری است. وی تأکید کرد که هدف نهایی، دستیابی به یک بانک اطلاعاتی جامع و هوشمند است؛ به‌گونه‌ای که هر ملک در این سامانه دارای یک «شناسنامه جامع» باشد. این شناسنامه شامل تمامی جزئیات وضعیت ثبتی، سندی، کاربری، حقوقی و همچنین مشخصات دقیق فیزیکی ملک است. علاوه بر این،  با ارتقاء سامانه امکان استخراج گزارش‌های دقیق از تمامی اقدامات اقتصادی از جمله خرید، فروش، اجاره و تغییرات کاربری را فراهم می‌آورد. امیدواریم با تکمیل  اطلاعات امکان تدوین برنامه‌های آتی برای هر ملک بر اساس اقتضائات اقتصادی و نیازهای سازمان فراهم آید تا تمامی تصمیم‌گیری‌های حوزه مدیریت املاک، بر پایه داده‌های صحیح، دقیق و قابل اتکاء اتخاذ گردد.